Officemanager

Opleidingsniveau: hbo+/wo
Ervaring: > 5 jaar
Uren: 28-32 uur – tijdelijk tot 15 mei 2023.

Wie zoeken wij?

Een gezellige collega natuurlijk! Jij zorgt ervoor dat je snel onmisbaar bent doordat je overzicht houdt in de werkprocessen in de organisatie. Je ondersteunt de bestuurder en de manager interne bedrijfsvoering organisatorisch en administratief. Structuur aanbrengen en plannen is je eerste natuur en je beschikt over voldoende overzicht en zelfvertrouwen om een groot deel van je werk zelf te organiseren. Aan de andere kant kun je ook flexibel inspelen op dingen waarvan jij zelf ziet dat die soms nu eenmaal even prioriteit moeten krijgen. Die combinatie is nodig om twee redenen. Ten eerste functioneert onze organisatie in een complex multi-stakeholder omgeving die dynamiek mee brengt in de werkzaamheden. Ten tweede heeft de organisatie een stevige doorontwikkeling doorgemaakt en heb jij ook een rol in het helpen om orde aan te brengen. Als team zijn we volop aan het bouwen, daar voeg jij jouw organisatietalent aan toe. Kortom, je bent de spin in het web en jij bent uitstekend in staat overzicht te houden én je grenzen aan te geven.

Over Flever

We zijn de provinciale uitvoeringsorganisatie voor een Krachtige Samenleving en de arbeidsmarktorganisatie voor Zorg en Welzijn. Flever zet zich in om de sector Zorg en Welzijn toegankelijk, betaalbaar en organiseerbaar te houden.

Dit doet Flever door kennis over het domein van zorg en welzijn in Flevoland te verzamelen en te delen. We verbinden organisaties en overheden op gezamenlijke vraagstukken. Én we helpen organisaties en overheden deze kennis in de praktijk te brengen en oplossingen te vinden. Dat doen we in drie programma’s: positieve gezondheid, arbeidsmarkt en onderwijs en versterken van inwoners.

Bij Flever werken circa 35 collega’s waarmee je ook allemaal contact zult hebben. Werkgeluk hebben wij hoog in het vaandel, daarvoor trekken we ook tijd uit!

Wat ga je doen?

Je takenpakket bestaat samengevat uit het verrichten van secretariële en ondersteunende activiteiten ten behoeve van het MT. Het MT bestaat uit de directeur-bestuurder en de manager interne bedrijfsvoering. De manager interne bedrijfsvoering is jouw leidinggevende. De taken die concreet bij de functie van officemanager horen zijn:

Het faciliteren van werkprocessen door onder meer het organiseren en voeren van het secretariaat van bestuurs- en MT-vergaderingen, het beheren van de agenda van de MT-leden en het organiseren, voorbereiden en verslagleggen van in- en externe bijeenkomsten en vergaderingen;
Het bieden van administratieve en procedurele ondersteuning bij de uitvoering van besluiten en het zelfstandig opstellen en verwerken van correspondentie;
Het helpen uitvoeren van het HR-beleid in de organisatie;
Het uitvoeren van de interne communicatie en eventueel ook ondersteuning ten aanzien van de externe communicatie;
Ondersteuning bij relatiebeheer waaronder het actueel houden van het CRM systeem;
De ontvangst van bezoekers voor het MT en verwerking van inkomend telefoonverkeer en het onderhouden van contacten met de externe telefoonservice;
Het verrichten van diverse ondersteunende werkzaamheden, zoals het bijhouden van de afdelingsvoorraad en kantoorbenodigdheden;
Het organiseren van in- en externe bijeenkomsten en vergaderingen;
In overleg kan een deel van je tijd kortdurend meer programma inhoudelijk ingezet worden, bijvoorbeeld rond de organisatie van grote evenementen of het opzetten van nieuwe netwerken.

Onze ideale kandidaat

Beschikt over HBO werk- en denkniveau en een flinke dosis zelfvertrouwen;
Is digitaal zeer vaardig en heeft kennis van relevante applicaties en automatiseringspakketten zoals Word, Outlook, Teams, Excel, Powerpoint en Afas of is bereid en in staat dit snel te ontwikkelen;
Is zelfstandig en resultaatgericht;
Werkt gestructureerd en nauwkeurig;
Is stressbestendig: “wat vandaag niet kan komt morgen!”;
Is communicatief sterk in woord en schrift, of je nu te maken hebt met de pandbeheerder of met een bestuurlijke relatie;
Kan uitstekend plannen en organiseren;
Heeft integriteit hoog in het vaandel;
Zorgt dat onze stakeholders (‘klanten’) zich gewaardeerd voelen.

Dit bieden wij

Een energiek team dat maatschappelijk verschil wil maken in een dynamische omgeving.
Een bruto maandsalaris in schaal 6 (CAO Sociaal Werk) tussen €2.818,- en €3.279,- afhankelijk van kennis en ervaring, daarnaast goede secundaire arbeidsvoorwaarden.
Een arbeidsovereenkomst van een jaar met de intentie om daarna bij wederzijdse tevredenheid een overeenkomst aan te gaan voor onbepaalde tijd.

Enthousiast?

Herken jij jezelf in bovenstaand profiel? Mail dan je CV en Motivatie naar sollicitatie@flever.nl

Voor meer informatie kun je contact opnemen met E. Meijerink, via 06-24255151